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Télésecrétaire médicale : un métier particulièrement exigeant !

La télésecrétaire médicale est la première interlocutrice entre le médecin et ses patients, c’est pourquoi elle doit connaitre parfaitement son environnement. Du moment où l’on parle de la santé, le métier revêt la particularité d’être exigeant, de point de vue technique. En effet, prendre en charge les patients et leurs demandes de rendez-vous, de renseignements et besoins d’orientation n’est pas aussi simple qu’on ne le croit. Et c’est pour cette même raison qu’il est d’ailleurs souvent perçu comme un métier où on ne s’ennuie jamais ! Quant aux professionnels de santé, le choix des ambassadrices de leurs cabinets est loin de s’improviser !
Dans cet article, nous revenons sur le rôle clé de la secrétaire médicale externe ainsi et la plus-value qu’elle apporte à un cabinet médical.

Rôle et qualités d’une télésecrétaire médicale

Bien que le métier soit longtemps féminisé, des hommes commencent aujourd’hui à intégrer le domaine grâce à l’essor de la formation à distance.

La secrétaire médicale à distance est d’abord un métier qui fut créé pour mettre fin aux litiges entre médecin et patient en ce qui concerne question de prise de rendez-vous et en ce qui concerne aussi le problème des longues files d’attente. Le but consiste ainsi à fournir aux malades un accueil conforme aux attentes en leur donnant le sentiment qu’ils sont interlocuteurs privilégiés méritant toute l’attention et qu’on est là pour assurer leur satisfaction… Mais pour assurer la mission d’une télésecrétaire médicale convenablement, il faut se munir d’un grand sens de l’organisation pour traiter efficacement les demandes et les rendez-vous, respecter le secret professionnel, faire preuve de discrétion vis-à-vis des patients et des clients, apprendre à être diplomate, se préparer aux imprévus et agir avec réactivité pour faire face aux contraintes. Il est également nécessaire que la télé-secrétaire ait des connaissances dans les protocoles médicaux qui lui permettent de comprendre les différents profils de ses interlocuteurs (exigeant, pressé, indécis, sceptique, capricieux…) et parvenir à évaluer les situations d’urgence. Sa capacité d’adaptation, sa bonne écoute ainsi que son sens d’initiative l’aideront à répondre aux patients sans tenter de les déjouer. Et puis le plus important c’est qu’elle soit bien sûr motivée pour le réaliser avec plaisir.

Quelle formation pour une secrétaire médicale ?

Le métier de secrétaire médicale nécessite une formation. Pourquoi ? En effet, il s’agit d’une activité qui ne s’improvise pas. Une secrétaire médicale est avant tout une personne capable de gérer des tâches administratives en présentiel ou à distance et communiquer avec des patients. Cependant, le domaine médical est assez spécifique, puisqu’il est centré sur la santé et l’humain. C’est pourquoi des connaissances des métiers médicaux et paramédicaux sont pour ainsi dire requises. Coté formation, le ou la secrétaire à distance peut avoir plusieurs diplômes lui permettant d’exercer ce métier comme :

  • certificat secrétaire médico-social(e),

  • certificat secrétaire médicale,

  • FCIL secrétariat médical,

  • FCIL secrétariat médico-social,

  • secrétaire médical et médico-social (IRFSS),

  • secrétaire médico-social,

  • DU de technicien de l’information médicale (université d’Avignon),

  • bac +3 : FCIL secrétaire assistant médico-administratif.

Les établissements de préparation aux métiers de secrétariat médical couvrent généralement des spécialités comme le secrétariat et la communication, ce qui permet de gérer l’accueil des patients, l’organisation du cabinet médical, l’aspect sanitaire et social (législation médicale, déontologie) ou encore la biologie (initiation aux pratiques médicales, diagnostic). Ce cursus inclut des thématiques portant sur le jargon médical et des modules informatiques comme la bureautique, le module Vodeclic, Hellodoc, etc.

Télé-secrétaire médicale : quels avantages ?

Les services d’une télésecrétaire médicale sont inhérents au bon déroulement de l’exercice médical au sein d’un cabinet, surtout si le médecin se retrouve soudainement en sous-effectif face à un pic d’activité ou encore en période de congés.

Les secrétaires à distance qui travaillent avec des entreprises professionnelles 100% Françaises spécialisées dans le médical offrent souvent des prestations de qualité qui auront ipso facto un impact positif sur la réputation du cabinet. En effet, la secrétaire à distance assure le rôle d’intermédiaire entre médecin et patient conformément aux consignes communiquées, afin de renforcer le lien de confiance entre eux.

Aujourd’hui la prestation de télésecrétariat est l’idéal pour simplifier remarquablement le quotidien des praticiens, que ce soit au sein des hôpitaux, maisons de santé ou cabinets.