Le Télésecrétariat Médical – Un Service Essentiel pour les Professionnels de Santé

À l’ère de la digitalisation croissante, la demande de prise de rendez-vous en ligne a augmenté, mais le rôle essentiel du télésecrétariat médical dans le domaine de la santé est resté intact. Au-delà de la simple gestion administrative, il joue un rôle central dans les interactions entre les patients, les professionnels de santé et d’autres acteurs connexes. Assurer une gestion optimale des appels et une écoute attentive des patients demeure un défi majeur. Le télésecrétariat médical est ainsi devenu cette “oreille attentive” et ce lien essentiel entre le professionnel de santé et ses patients.

Les cabinets médicaux sont confrontés à des défis majeurs en raison de la charge de travail croissante. Il est essentiel de gérer efficacement les appels et les rendez-vous, car une mauvaise gestion peut entraîner des retards, mécontenter les patients et même causer des pertes de revenus pour les professionnels de santé.

En effet, il est important d’éviter les appels mal dirigés ou non répondus, car cela peut avoir des conséquences néfastes :

• Une perte de temps médical qui affecte la qualité des diagnostics et des soins.
• Des patients insatisfaits face à un personnel débordé.
• Une rupture dans le suivi des dossiers et la coordination entre les professionnels de santé.

Le Télésecrétariat Médical est une solution qui consiste à confier la prise en charge des appels téléphoniques à des experts spécialisés et formés dans le domaine médical.

Les services inclus :

• Réception des appels et redirection vers la personne appropriée
• Prise de messages et planification des rappels
• Répondre aux questions qui ne nécessitent pas l’intervention du médecin
• Coordination avec les patients, les collègues médicaux et d’autres interlocuteurs

L’objectif consiste à garantir une gestion optimale des appels afin de favoriser une communication fluide et une continuité des soins améliorée.

L’utilisation d’un service de télésecrétariat médical présente de nombreux avantages, tant pour les médecins et leur équipe que pour les patients.

Pour les médecins, cela leur permet de se concentrer davantage sur leurs patients et leurs soins, tout en réduisant la charge mentale et le stress liés à la gestion des appels. De plus, cela améliore la coordination entre les professionnels de santé.

Quant aux patients, ils bénéficient d’un interlocuteur dédié et qualifié pour répondre à leurs appels, ce qui améliore la prise en charge de leurs demandes et assure une continuité dans leur suivi médical.

Une étude réalisée par la DREES indique même que 82% des patients considèrent que la gestion des appels téléphoniques est un élément essentiel de la qualité du service fourni par un médecin.

Le télésecrétariat médical offre de nombreux avantages en termes de gestion d’un cabinet médical, tant pour les médecins que pour les patients :

• Les délais pour prendre un rendez-vous sont réduits grâce aux télésecrétaires qualifiés qui traitent rapidement un grand nombre d’appels et de demandes.
• La continuité du service est assurée grâce aux télésecrétaires qui prennent le relais pendant les heures de fermeture du cabinet afin de ne manquer aucun appel important.
• Un suivi administratif rigoureux est effectué par le télésecrétaire, garantissant ainsi un suivi précis de chaque patient, incluant les rappels des rendez-vous et l’envoi des comptes rendus.
• L’accueil téléphonique est professionnalisé, offrant aux patients un interlocuteur compétent et aimable à leur disposition pour répondre à toutes leurs demandes.
• En ayant recours au télésecrétariat médical, l’équipe du cabinet médical gagne du temps précieux qu’elle peut consacrer davantage aux soins des patients plutôt qu’aux tâches administratives.

Une étude menée en 2020 a montré que l’utilisation d’un service de télésecrétariat médical permet de réduire le temps passé à la gestion des appels et des rendez-vous de 68%, soit un gain de près de 5 heures par jour pour un médecin.

Vocallz est une plateforme de télésecrétariat médical basée à Chalon-sur-Saône. Elle s’adresse aux professionnels de santé : médecins généralistes et spécialistes, chirurgiens, dentistes, kinésithérapeutes, etc. Vocallz n’est pas seulement une entreprise de télésecrétariat; c’est une solution complète pour les professionnels de santé. Offrant une gamme de services centrés sur la gestion des appels et la coordination, Vocallz se distingue par sa rigueur, son professionnalisme et son souci du détail.

Les services proposés par Vocallz sont les suivants :

• Prise et transfert d’appels
• Prise de rendez-vous en ligne et par téléphone
• Rappels de rendez-vous par SMS ou email
• Envoi automatique de documents aux patients
• Gestion et mise à jour des dossiers patients
• Reporting d’activité et suivi qualité des prestations.

L’équipe de télésecrétaires exclusivement basée en France. Les assistants sont recrutés pour leurs qualités relationnelles et leur fibre médicale. Ils suivent une formation approfondie pour garantir des prestations irréprochables.

L’entreprise s’engage également sur une charte qualité comprenant des critères précis : décroché avant 3 sonneries, taux de transformation des appels supérieur à 80%, délai de rappel sous 20 minutes, etc.

Sur le site de Vocallz, une multitude de témoignages reflètent la qualité de leur service :

• « Le télésecrétariat Vocallz nous a fait gagner un temps précieux. Nous pouvons nous concentrer sur nos patients en toute sérénité. » Dr Lefèvre, Médecin généraliste.
•  » Mes secrétaires ne sont plus dérangées sans arrêt par le téléphone. Vocallz filtre les appels avec efficacité. » Dr Durand, Chirurgien orthopédiste.
• « Je ne pourrais plus me passer de Vocallz ! Ils répondent toujours avec professionnalisme et sont d’une aide précieuse. » Dr Michel, Médecin du travail.

Au-delà du coût, il est essentiel d’évaluer la réactivité, la formation des secrétaires, la flexibilité du service, et les retours clients. Posez-vous la question : le service s’adapte-t-il à mes besoins ou est-ce l’inverse?

Finalement, le rôle du télésecrétariat est incontestable. C’est une solution qui répond aux défis actuels tout en apportant une dimension humaine. Pour ceux qui souhaitent une gestion optimisée, le choix de Vocallz est une évidence. Découvrez aujourd’hui comment nous pouvons transformer votre pratique. En externalisant la gestion de vos appels à des professionnels dédiés, vous améliorez votre activité sur tous les plans : qualité de service, gain de temps, coordination avec l’écosystème médical, etc.

Découvrez notre service de télésecrétariat médical et obtenez un devis rapide ici.