Vocallz est une entreprise leader dans le domaine du télésecrétariat, offrant ses services depuis plus de 18 ans. Elle possède une expertise spécifique dans le télésecrétariat médical et paramédical, soutenant les professionnels de santé dans leurs tâches administratives, leur permettant ainsi de se concentrer sur leur principale mission : les soins aux patients. Par ailleurs, Vocallz propose également des services de télésecrétariat pour les entreprises et le secteur juridique, répondant ainsi à une variété de besoins administratifs et de gestion. Notre entreprise est reconnue pour la qualité de son service, son professionnalisme et son engagement envers la confidentialité et la sécurité des informations de ses clients.
Le service de secrétariat téléphonique de Vocallz est destiné à une multitude de métiers. Il est spécifiquement conçu pour soutenir les professionnels de la santé, tels que les médecins, les dentistes, les infirmières, et les professionnels paramédicaux qui ont besoin d’une gestion efficace de leurs rendez-vous et de leur administration. En outre, notre service s’étend également au secteur juridique, aidant les avocats, les notaires et les huissiers dans la gestion de leur secrétariat.
Vocallz offre également son soutien aux entreprises de toutes tailles, des startups aux grandes sociétés, pour qui nous gérons l’accueil téléphonique, les prises de rendez-vous, et d’autres tâches administratives. Notre objectif est de libérer ces professionnels des contraintes administratives pour qu’ils puissent se concentrer sur leur cœur de métier.
Chez Vocallz, nous gérons vos appels téléphoniques avec la plus grande attention et professionnalisme. Dès qu’un appel arrive, il est immédiatement pris en charge par l’un de nos télésecrétaires expérimentés. Ce dernier, muni de toutes les informations pertinentes sur votre entreprise ou pratique, répond à l’appel en votre nom ou celui de votre cabinet/entreprise. Selon vos instructions préalablement définies, l’appel peut être transféré, un message peut être pris, ou un rendez-vous peut être fixé.
Nous utilisons également un logiciel de gestion des appels de pointe pour assurer une transition en douceur et un suivi efficace de chaque appel. En cas d’appels simultanés, notre système intelligent répartit les appels entre nos télésecrétaires pour garantir qu’aucun appel n’est manqué. Tous les détails des appels sont ensuite enregistrés et peuvent vous être transmis selon vos préférences, par exemple par email, SMS, ou via notre plateforme sécurisée.
Chez Vocallz, nous utilisons une technologie de pointe et des systèmes de gestion d’appels pour identifier les appels entrants spécifiques à votre cabinet ou entreprise. Chaque client se voit attribuer un numéro de téléphone dédié ou une ligne directe. Lorsqu’un appel arrive sur ce numéro, nos systèmes informatiques nous alertent immédiatement qu’il s’agit d’un appel pour votre entreprise. De plus, nos télésecrétaires sont formés et préparés avec toutes les informations pertinentes concernant votre entreprise, vous assurant ainsi que chaque appel est traité avec le niveau de professionnalisme et de personnalisation que vous attendez. Cela nous permet d’offrir un service de qualité qui répond parfaitement aux besoins de votre entreprise et de vos clients.
Chez Vocallz, nous comprenons que les besoins de nos clients peuvent évoluer, et nous offrons donc une flexibilité complète dans la modification des heures d’ouverture de la permanence téléphonique médicale. Si vous souhaitez ajuster ces heures, que ce soit pour une extension ou une réduction temporaire ou permanente, il vous suffit de nous en informer. Nous adapterons alors notre service en fonction de vos nouvelles exigences. Notre objectif est d’offrir un soutien qui correspond parfaitement à vos besoins et à ceux de vos patients, et nous sommes toujours prêts à faire les ajustements nécessaires pour y parvenir.
Absolument, chez Vocallz, nous sommes tout à fait capables de fournir des instructions à vos patients selon vos directives. Nos télésecrétaires sont formés pour gérer diverses situations et pourront partager avec vos patients des informations préétablies, que ce soit pour des consignes pré-consultation, post-consultation ou pour des informations générales liées à votre cabinet. Cependant, il est important de noter que nous respectons strictement les limites de notre rôle de télésecrétariat et que nous ne donnerons pas de conseils médicaux. Toutes les instructions données seront basées sur les informations que vous nous aurez fournies et auront pour objectif d’assurer un service efficace et une bonne communication entre votre cabinet et vos patients.
Notre métier, c’est le télésecrétariat, c’est un fait !
Néanmoins, celui-ci a évolué ces dernières années…il s’agit de s’adapter… !
Notre expérience et notre métier lié au télésecrétariat, nous a conduit à vous proposer ces 3 outils parce qu’ils répondent à toutes les situations et les usages rencontrés dans les métiers du rdv médical.
Ces 3 offres de services correspondent au cahier des charges de la très grande majorité des cabinets médicaux, que ce soit pour la gestion d’agenda, la prise de rdv web ou la téléconsultation.
Leur positionnement « prix », différent pour chacune des offres, mais aussi pour leur réponse différente à des problématiques différentes, selon la situation géographique du cabinet (urbain ou rural), la volonté du praticien de développer (ou pas) sa patientèle, etc, permet à chaque médecin ou professionnel de santé de choisir, selon ses besoins et son budget…
Vocallz a aussi fait le choix de ces 2 partenaires pour leur volonté à coopérer étroitement avec les télé-secrétariats, tant du point de vue de l’évolution des outils qu’ils proposent aux clients mais qui doivent aussi correspondre aux besoins spécifiques du télésecrétariat.
Enfin, Vocallz a tenu compte de leur politique « commerciale » et de leur volonté à « inclure » et à « respecter » le métier du télésecrétariat comme « essentiel » à la problématique de la gestion du rendez-vous médicaux.
Oui, et avec les mêmes 2 partenaires avec qui proposent leurs services de prise de rendez-vous en ligne.
A savoir Doctolib et Maiia (Cegedim) ainsi, qu’une solution de vidéo consultation médicale développée pour vocallz et compatible avec Allmyrdv et vocallzagenda.
N’hésitez pas à faire appel à notre expertise métier autour de ce sujet. Nous vous aiderons à choisir de façon « objective » !
Nous veillons à offrir des conditions qui favorisent le calme et la concentration.
Car celles-ci ont une incidence directe sur la qualité de l’accueil téléphonique médical.
De bonnes conditions de travail sont garanties par :
une véritable formation : Vocallz dispose de son propre centre de formation interne, de télésecrétariat médical pour apprendre à gérer toutes les situations et connaître l’environnement spécifique de chaque spécialité. Devenir télésecrétaire, c’est un métier !
l’isolation acoustique de nos locaux
la qualité des casques téléphoniques (micro-unidirectionnels afin que les conversations restent discrètes)
la maîtrise de la qualité audio-acoustiques des appels. Un système de téléphonie géré par un opérateur de téléphonie avec qui nous travaillons depuis 2004 et qui connaît bien notre métier et ses problématiques.
la gestion des appels en ACD mono-ligne : les télésecrétaires n’ont pas le stress de devoir mettre en attente la communication en cours pour prendre un nouvel appel. !
Certes, la productivité du notre équipe de secrétariat externalisé peut s’en ressentir, mais le retour de vos patients sur l’amabilité de nos télésecrétaires et le fait de ne pas être « parqué » ou mis en attente, ainsi que nos tarifs de permanence téléphonique médicale vous convaincront !
Dès lors qu’un appel est décroché (après le pré-décroché, qui a pour but d’annoncer le nom de votre cabinet), il est traité de « bout en bout » en une fois par la même télé-secrétaire, sans jamais être « parqué » et repris…un seul appel est traité à la fois et en une seule fois !
Pour une garantie de « transparence et de confiance » entre nous…
En cas de réclamation concernant la qualité de l’accueil téléphonique, les échanges peuvent faire l’objet d’un examen selon les procédures autorisées et les obligations de confidentialité.
L’examen d’un éventuel enregistrement doit respecter les règles applicables à la confidentialité et à la protection des données personnelles.
La ligne téléphonique de votre cabinet que vous allez transférer sur nos services.
La souscription du service « transfert d’appel » auprès de votre opérateur pour renvoyer vos appels.
Un ordinateur (PC ou Mac)
Une connexion internet
Dans « l’absolu », tous les appels qui sont transférés sont « décrochés » par notre système de téléphonie.
En revanche, seuls les appels pris par une télésecrétaire après un message d’accueil/un pré-décroché sont considérés comme des appels dérochés et traités.
Ainsi, si un patient décide de raccrocher pendant le temps du message de pré-décroché (message enregistré qui annonce votre cabinet médical), celui-ci n’est pas compté et n’est donc pas facturé.
Notre système de facturation est juste et proportionnel à votre utilisation de notre service de permanence téléphonique.
Ne sont comptabilisés que les appels entrants « décrochés » et les appels « routés ».
En dehors des horaires d’accueil du télésecrétariat, un répondeur personnalisé peut communiquer les consignes de votre cabinet, notamment les coordonnées du médecin de garde ou les numéros d’urgence appropriés. Les modalités sont définies avec le praticien.
Le délai de décroché varie selon le volume des appels et la disponibilité des télésecrétaires, notamment le lundi matin et après les jours fériés. Notre priorité est d’assurer une réponse professionnelle, attentive et adaptée aux consignes de chaque cabinet, sans promettre un délai identique pour tous les appels.
Nous privilégions un accueil téléphonique personnalisé, adapté aux consignes et aux habitudes de chaque cabinet médical. Pour cela, les appels sont confiés en priorité à une équipe familiarisée avec votre organisation.
Ainsi, notre plateforme téléphonique médicale permet de « distribuer » les appels sur un groupe de télésecrétaires dédiées à votre agenda.
Cette équipe est sollicitée en priorité pour vos appels. En cas de forte activité, un relais peut être organisé selon les disponibilités du service et les consignes convenues.
L’objectif est de concilier la continuité de la prise en charge avec une écoute attentive et un traitement adapté des demandes.
Bien sûr, et bon nombre de nos clients ont fait le choix du « secrétariat externalisé » pour tout ou pour une partie de « l’accueil téléphonique » en complément de leur secrétaire au cabinet.
Notre permanence téléphonique médicale est proposée 6 jours sur 7. Elle peut compléter l’accueil assuré au cabinet, notamment lorsque votre secrétaire est déjà mobilisée ou absente, selon les modalités convenues.
En choisissant le transfert d’appels de tout ou une partie de votre accueil téléphonique grâce aux services Vocallz, votre secrétaire au cabinet va devenir une véritable assistante et pouvoir se consacrer sereinement à son travail : accueil physique de vos patients, frappes de vos courriers, remboursements, etc…
Selon les modalités définies avec votre cabinet, un pré-décroché personnalisé peut annoncer son nom aux patients.
Dès lors qu’une des secrétaires de votre « groupe » est disponible, l’appel lui est présenté et elle décroche.
Le délai de décroché dépend notamment du volume d’appels et de la disponibilité des télésecrétaires. Une fois l’appel pris en charge, la demande du patient est traitée selon les consignes de votre cabinet.
