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Un secrétariat à distance ou une secrétaire au cabinet : quelle solution choisir ?
D’après les résultats d’une enquête réalisée par l’URPS médecins de Rhône-Alpes sur le secrétariat médical, beaucoup de médecins libéraux ne font pas appel au secrétariat dans le cabinet médical.
32% d’entre eux privilégient le service de secrétariat à distance. Cette alternative est de plus en plus sollicitée, notamment ces dernières années, dès lors qu’elle s’avère plus économique pour les professionnels de santé. Qu’en est-il alors de la prise en charge des appels téléphonique ? Comment un médecin devrait-il agir, quant au choix de la prestation fournie ? A mi-temps ou de manière ponctuelle ?
Qu’est ce qui différencie un secrétariat au cabinet d’un secrétariat à distance ?
Il n’y a pas photo, le service de télésecrétariat au sein du cabinet est plus onéreux que le secrétariat médical à distance. En effet, 75 % des médecins consacrent entre 10 et 15 % de leurs recettes brutes à la rémunération des secrétaires. Les utilisateurs de télésecrétariat n’affectent que 5 % de leurs appels, car chaque appel est facturé 1 euro. La réception des appels téléphoniques sera plus commode, ce qui donne aux patients une image satisfaisante du cabinet.
La télésecrétaire joue un rôle de « tampon » entre le médecin et les patients. Elle apaise leurs craintes, répond à leurs questions et le fait toujours avec bonne humeur et amabilité. Cela facilite grandement la mission du praticien lorsqu’il entreprend une première entrevue avec ses patients.
Comment se débrouillent les médecins sans secrétaire médicale ?
Les secrétaires présentes au sein du cabinet sont généralement polyvalentes. Elles effectuent des tâches très diverses, telles que l’accueil des patients, l’archivage de dossiers et quelques procédures administratives.
Cependant, elles finissent souvent par réaliser ces tâches rapidement et à la hâte. Cela pourrait, en effet, impacter leur manière de communiquer avec la patientèle et traiter leur différentes et nombreuses demandes.
Selon des recensements récents, deux tiers des médecins ne disposant pas d’un secrétariat téléphonique médical sur place ne se plaignent pas de l’organisation de leur cabinet et sont satisfaits de leur mode de fonctionnement. Parmi les raisons évoquées pour expliquer le non-recours à un secrétariat au cabinet, la principale est le coût. D’autres raisons incluent l’absence de besoin, de désir et parfois le manque de place pour une secrétaire.
Ceux qui optent pour le secrétariat téléphonique médical sont parfaitement convaincus que ces agents sauront assurer la réception des appels. On doit, par ailleurs, noter que certains engagent des assistantes à mi-temps au cabinet avec une plateforme de télésecrétariat, qui gère l’accueil téléphonique médical de manière régulière ou ponctuelle, cela reste un choix à faire !
