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Quelles différences entre un secrétariat externalisé et une permanence téléphonique ?

Toutes les entreprises ont besoin d’un service de secrétariat en interne ou externalisé, qui leur permettra d’effectuer les actions nécessaires pour s’assurer une organisation administrative de qualité et surtout de se concentrer sur leur cœur de métier et avoir une meilleure productivité. Peu importe le secteur d’activité, le nombre de salariés ou encore la profession, il est toujours possible d’externaliser son secrétariat ou déléguer son accueil téléphonique à une permanence téléphonique.

Vocallz revient sur la question de différence entre un secrétariat externalisé et une permanence téléphonique pour vous aider à choisir le service qui correspond le plus à vos besoins.

Qu‘est-ce qu’un secrétariat externalisé ?

Le secrétariat externalisé est un service bien sollicité de par les multiples avantages qu’il offre aux professionnels dans quelque secteur que ce soit. Si en tant que dirigeant seul ou exerçant avec une petite équipe, vous n’avez pas forcément toutes les compétences ou le temps suffisant pour vous occuper des activités non productives, qui demeurent cependant indispensables à la bonne gestion de votre travail, l’externalisation ou le secrétariat à distance peut s’avérer essentielle pour vous. En déléguant certaines tâches à un prestataire extérieur : formalités comptables, démarches de recrutement, gestion de la paie…vous aurez plus de temps pour votre activité et vous serez libéré des dépenses qui se rattachent au recrutement d’un salarié.

Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique ?

Une permanence téléphonique est un service de secrétariat téléphonique, c’est-à-dire que le professionnel confie la gestion de ses appels à un centre d’appels sur des plages horaires définies à l’avance, en fonction des besoins du client. L’objectif de la prestation consiste à traiter rapidement les appels en fonction des consigne du client, dans le but d’améliorer la relation client en renseignant les appelants, qualifiant l’appel, gérant les messages et les agendas, transférant les appels urgents. L’interaction doit être de qualité et doit contribuer à la satisfaction de la clientèle.

Secrétariat externalisé et permanence téléphonique : quelles différences ?

Un secrétariat externalisé est une prestation plus complète qu’une simple permanence téléphonique. Elle correspond plus aux professionnels qui ont besoin d’un service moins coûteux, flexible et disponible pour s’occuper du volet administratif et pour la gestion des appels téléphoniques.

Le prestataire de ce service propose souvent l’organisation des événements ou de déplacements en votre nom. Il s’occupe également de la gestion de vos agendas et de la prise de rendez-vous. Il vous permet ainsi de travailler dans la sérénité, sans interruption tout en ayant une réactivité à toute épreuve. Concrètement, ce service vous permet de déléguer certaines tâches pour éviter une surcharge de travail et accroître votre notoriété.

Quant à la permanence téléphonique ou l’accueil téléphonique externalisé vous assure un accueil téléphonique externalisé de qualité, afin de demeurer toujours joignable. Elle est sollicitée par de nombreux professionnels. Mais elle fait ses preuves remarquablement dans le secteur de santé, un domaine où les patients ont besoin d’être pris en charge immédiatement par un interlocuteur réactif et souriant, prêt à les écouter, les comprendre et les orienter, sans être pressé de raccrocher.

Finalement, le secrétariat à distance et la permanence téléphonique sont tenus à la discrétion lors de la prise de messages. Les deux services apportent une valeur ajoutée inestimable à n’importe quelle activité. L’essentiel est de savoir choisir le bon partenaire de son secrétariat.