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Permanence téléphonique médicale : comment choisir sa solution ?
Vous exercez dans le médical ou le paramédical et vous souhaitez bien optimiser votre activité ? La meilleure façon pour un accueil médical à l’image de votre cabinet est d’opter pour une permanence téléphonique médicale. Externaliser la gestion du poste de secrétaire est une alternative particulièrement avantageuse dans tous secteurs d’activités sans exception. Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique ? Quelles sont les missions du secrétariat médical et comment choisir sa solution de permanence téléphonique ? Sur quels critères le choix devrait-il reposer ?
Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique médicale ?
Un télésecrétariat médical ou permanence téléphonique médicale est un accueil téléphonique à distance à destination des entreprises qui souhaitent sous-traiter la réception de leurs appels en collaborant avec des secrétaires à distance spécialisée. On distingue alors la permanence téléphonique classique dédiée aux PME, aux TPE, aux avocats… et celle du télésecrétariat médical. Cette dernière est uniquement dédiée aux professionnels de santé et de soins. Quelle que soit la taille, la structure ou la spécialité, médecins généralistes, médecins spécialistes et professionnels du paramédical, tous les professionnels de santé sont autorisés à solliciter cette expertise. Il est toutefois, important de se tourner vers une permanence 100% médicale et française. Outre le service de télésecrétariat médical, un médecin peut bénéficier d’autres prestations complémentaires très importantes aussi, notamment la gestion des tâches administratives.
Les missions du secrétariat médical à distance
Le secrétariat médical à distance est une prestation sollicitée pour venir en soutien à une assistante au cabinet en débordement ou en congé pour gérer l’accueil téléphonique pour une durée bien déterminée et sur des plages horaires adaptées et demeurer en permanence à l’écoute de ses patients.
Les secrétariats à distance réellement dédiés au médical assure la gestion des tâches suivantes :
La gestion des appels et d’agendas en identifiant la nature de l’appel (urgence, démarchage…) prise de rendez-vous par Internet et par téléphone, gestion d’un ou de plusieurs agendas.
Accueil personnalisé avec pré-décroché au nom du cabinet, transfert des appels, gestion d’appels du lundi au vendredi ou du lundi au samedi.
Gestion du planning et rendez-vous médicaux.
Retranscription des comptes rendus médicaux, saisie d’ordonnances et de courriers.
Bonne manipulation des outils propres au médical tels que agenda partagé, téléconsultation médicale, relance des rdv par sms, confirmation par e-mail, etc.
Comment choisir son service de télésecrétariat ?
L’accueil téléphonique médical est un levier de confiance non négligeable entre le patient et le praticien, plus il est de qualité, plus il desservira positivement l’activité. Pour choisir son secrétariat médical à distance quand on est médecin spécialisé, kinésithérapeute, infirmier ou autre professionnel de la santé, il est important de se pencher sur le choix qui correspond le plus aux besoins quotidiens du ou des praticiens. Entre secrétaire médicale indépendante et plateforme téléphonique, l’offre est large et les prestataires sont nombreux. Pour s’y retrouver, un professionnel de santé ou de soins peut sous-traiter son accueil téléphonique auprès d’une permanence téléphonique fiable et flexible et 100% médicale comme Vocallz.
Les métiers liés à la santé sont complexes. Les télésecrétaires médicales se trouvent souvent face à des terminologies médicales, diagnostics, protocoles, données sensibles… donc les interlocutrices doivent disposer des compétences nécessaires dans ce domaine. Aussi, elles doivent savoir mesurer les situations d’urgence. En trouvant le bon partenaire de télésecrétariat médical à distance, un médecin aura la garantie d’avoir des interlocuteurs capables de s’adapter à toutes les situations en prenant en charge des patients quel que soit leur état. Les télésecrétaires médical doivent être surtout réactives et toujours en mesure de bien écouter et renseigner les appelants, sans oublier l’importance de l’empathie et de la confidentialité qui sont deux éléments cruciaux dans le secteur de santé.
