Blog
Comment mettre en place un service de permanence téléphonique ?
Servis par des technologies d’accueil téléphonique médical, les professionnels de santé exerçant dans les hôpitaux, cliniques, résidences médicalisées, cabinets… Se trouvent face à deux tendances : l’externalisation des appels ou le standard en interne.
Quelle que soit la formule choisie, la permanence téléphonique continue de prouver son efficacité ces dernières années. Elle permet de gérer les appels en débordement avec succès. Pour autant, la question que doit se poser un médecin ou tout autre professionnel du secteur est la suivante : comment doit-on agir avant de procéder à l’installation d’une permanence téléphonique ?
Savoir définir son projet de permanence téléphonique à distance
Le must de la mise en place de la meilleure solution possible de secrétariat téléphonique médical à distance est de bien étudier son projet au préalable. En effet, le marché propose deux alternatives possibles : un télésecrétariat assuré par un centre d’appels conçu par une entreprise spécialisée ou un(e) télésecrétaire en interne ou indépendant(e).
Le télésecrétaire est un indépendant qui travaille pour son propre compte et officiant le plus généralement depuis son domicile. Ce professionnel est censé remplir de nombreuses fonctions, en accord avec sa clientèle. Cette solution de secrétariat à distance est plutôt le choix des TPE et PME qui ont affaire à un nombre d’appels entrants inférieurs à une centaine par jour. Le télé-secrétariat est souvent sollicité par les entreprises qui requièrent un large panel de fonctions telles que :
- Réception et transfert des appels
- Prise de messages
- Rédaction de comptes-rendus
- Envoi de courriers
- Gestion des rdv médicaux en ligne et des agendas
- Les relances amiables…
Les centres d’appel sont, à contrario, privilégiés par les médecins, professionnels de santé et les grandes entreprises qui reçoivent des appels intempestifs…
Établir une concurrence entre les prestataires
Avant de décider et une fois le besoin défini, il conviendrait de faire une recherche de prestataires susceptibles d’effectuer des prestations de secrétariat à distance. Il suffit d’utiliser un formulaire de demande de devis en permanence médicale et recevoir ainsi rapidement et gratuitement les propositions commerciales personnalisées.
Grâce à un échange de mail ou à une prise de contact téléphonique il ne faut pas manquer d’étudier le niveau d’expérience, c’est-à-dire le nombre d’années d’exercice, le niveau de qualification et les qualités personnelles comme la qualité d’écoute, la disponibilité, la flexibilité, l’adaptabilité…
La mise en place opérationnelle du télésecrétariat
Après avoir choisi le partenaire et la formule adaptée, il faut passer à l’étape de la mise en place du télésecrétariat médical. Décidément, tout commence par la souscription d’un contrat de prestation déterminant la formalité administrative la plus complète détaillant la nature des prestations, les tarifs et la formule de tarification, les plages horaires, la durée de l’opération… Un bon de commande peut également faire l’affaire et pour une télésecrétaire indépendante, la signature d’un devis suffit généralement.
La permanence téléphonique : un bouclier contre les appels interminables
Bon nombre de praticiens se penchent sur le choix d’une plateforme secrétariat médical assurée par des experts dans le domaine médical, ne serait-ce que pour se concentrer davantage sur la quintessence de leur activité. Un médecin a besoin de se consacrer à son travail et fournir des soins efficaces à sa patientèle. La bonne écoute et la bonne communication avec les patients sont essentielles lors d’une consultation. Cela nécessite de rassurer le malade en lui montrant de l’empathie et une bonne compréhension. Il est nécessaire de préserver un temps précieux pour assurer le succès du diagnostic. Cela se fait en effectuant une auscultation minutieuse et en posant des questions détaillées permettant de détecter d’éventuelles anomalies.
Fini les temps creux dans l’agenda médecin !
Il est temps de considérer l’installation immédiate d’une permanence téléphonique médicale. Cela se fait dans un contexte où les nouvelles technologies de e-médecine se développent. Selon le PRS Bourgogne-Franche-Comté, d’ici 2030, les établissements de santé, publics ou privés, seront plus spécialisés. Ils seront également plus interconnectés, avec un partage de matériels, de ressources humaines et de données. De plus, ils seront davantage liés aux structures médicales de ville.
La mise en place d’un secrétariat à distance vise à améliorer l’organisation plutôt que la perfection. Grâce à des spécialistes aguerris, le médecin peut éviter les temps creux dans son agenda professionnel. Il bénéficiera ainsi d’une gestion d’appels téléphoniques optimisée de ses disponibilités. Il sera en sus délivré des sollicitations réitérées.
Avec des collaborateurs conscients des enjeux du secteur médical, les demandes de consultations seront parfaitement adaptées aux disponibilités du praticien. Cela permet une bonne organisation de ses journées et une visibilité instantanée sur les consultations à venir. Pourquoi donc se priver d’un tel service, si le besoin s’impose ?
