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Comment comparer les offres de permanence téléphonique médicale?

Que vous soyez un professionnel de santé ou de soins, dans une clinique, cabinet ou dans un établissement public, en quête d’un prestataire d’externalisation de votre permanence téléphonique et de la gestion d’agenda, sous-traiter ces tâches est primordial pour se recentrer sur l’essentiel de l’exercice médical.

Toutefois, prudence est de mise, car les centres d’appels qui sont positionnés sur le marché de la permanence téléphonique ne se valent pas tous ! Avant de choisir, comparez les offres des différentes plateformes téléphoniques, relevez leurs points de vigilance, définissez vos besoins et assurez-vous que l’équipe est capable de vous fournir des services adaptés à vos attentes, en termes de qualité et de coûts tout en mettant l’intérêt des patients au cœur de toutes vos attentions.

Vocallz revient sur la question de la comparaison des services et les critères essentiels pour vous aider à choisir la meilleure solution de permanence médicale.

Identifier ses besoins avant de comparer les services de permanence téléphonique médicale

Un service de permanence téléphonique ne s’occupe pas uniquement de la gestion des appels entrants, il peut se charger aussi des tâches administratives. Les cabinets médicaux ou établissements de soins n’ont pas les mêmes exigences. Donc, le nombre d’appels dépend de la spécialité et du type de soin réalisé. Si on prend, un cabinet de dentiste et un centre d’ostéopathie, on va relever beaucoup de divergences. Voilà pourquoi, la définition des besoins en amont est primordiale.

Pour ce faire, il convient de se poser les questions suivantes :

  • Aurai-je un problème avec les rendez-vous non honorés des patients ? Si c’est le cas, la permanence téléphonique peut vous proposer un service de rappel des rendez-vous par SMS ou email.
  • Aurai-je besoin d’une gestion de rendez-vous médicaux via internet ?
  • Quelles sont les urgences médicales qu’il faut tout de suite me transférer ?
  • Aurai-je besoin d’augmenter l’amplitude horaire de mon cabinet ? Les permanences téléphoniques n’offrent pas à leurs clients les mêmes plages horaires.
  • Est-ce que j’aurai besoin d’une télésecrétaire lors de débordement, de congés ou à temps plein ?
  • Dois-je lui déléguer la gestion de mon ou mes agendas ?

Signes et gages de qualité d’une permanence téléphonique

Les premiers critères à étudier en comparant les professionnels de télésecrétariat médical sont d’abord la taille de l’entreprise et son ancienneté. Une entreprise de taille humaine et dotée d’une certaine expérience professionnelle, offrant des outils performants, est plus intéressante et fiable. C’est bien aussi de se fier aux avis des confrères qui sont déjà adhérents de la permanence téléphonique médicale. Cette démarche vous fera éviter les déconvenues et vous fera gagner un temps considérable.

Plateforme de télésecrétariat et prise de rendez-vous en ligne : notre duo gagnant

Les portails de prise de rendez-vous en ligne ne manquent pas sur le web, ils sont de plus en plus nombreux. Mais, ils ne sont pas tous performants, car ils peuvent contribuer à la déshumanisation de la relation patient-médecin. En optant pour le service de permanence téléphonique et la gestion des RDV, chez le même prestataire, le praticien se libère du téléphone et maintient en même temps le lien humain avec ses patients.

Dans votre métier, le secret professionnel est un autre critère de taille, c’est pourquoi il est essentiel de trouver un partenaire de confiance. La télésecrétaire au téléphone est sans cesse en contact avec des patients aux maladies et symptômes variés, donc elle doit faire preuve de professionnalisme et de discrétion.

Et pour la bonne communication entre le praticien et l’assistante, la secrétaire et les patients, il faut s’assurer de la qualité de l’outil de la Prise de RDV en ligne de l’agenda collaboratif, l’historique des appels, la télétransmission des documents, transfert des appels, et outil de confirmation et de rappel des rendez-vous… Plus les outils intégrés seront complets et ergonomiques, plus vous gagnerez la confiance de vos patients et vous aurez plus de temps pour les consultations.

Choisir sa permanence téléphonique médicale

Offrant un véritable gain de temps pour les praticiens, la permanence téléphonique médicale est nécessaire pour améliorer la gestion des établissements de santé quelle que soit leur structure.

Elle leur apporte une réduction des coûts importante (recrutement d’une secrétaire ou d’une assistante, équipement informatique). Mais, il faut se méfier des centres d’appels qui proposent des prix dérisoires. En effet, le prix n’a jamais été un critère pour dénicher une offre de qualité.

Certaines plateformes proposent un abonnement avec une facturation mensuelle, tandis que d’autres proposent une facturation à l’appel. Il existe aussi la question de la sous-traitance des télésecrétaires à l’étranger pour proposer des prix attractifs qui peut s’avérer intéressante, si le prestataire est expérimenté. Par ailleurs, le partenaire doit garantir à ses clients la protection des données personnelles de ses patients, et ce, conformément à la réglementation RGPD.

Enfin, avant de prendre une décision, dites-vous bien que les valeurs de la permanence téléphonique médicale doivent être conformes à mes attentes en termes de confiance, de réactivité et de disponibilité, car elles sont inhérentes à une collaboration fiable et pérenne.

Avec Vocallz, vous pouvez choisir l’abonnement ou la formule qui correspond le plus à vos besoins et budgets. Vous disposez également d’outils performants qui vous facilitent le suivi et le flux d’informations entre votre secrétaire et vous.