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Comment améliorer l’accueil téléphonique médical?

Les médecins sont très sollicités par leurs patients dans le cabinet médical, que ce soit pour se renseigner, pour prendre rendez-vous ou en cas d’urgence. Les praticiens qui disposent d’une secrétaire médicale au sein du cabinet peuvent assurer la réception des appels dans les règles de l’art. Toutefois, si la fréquence des appels médicaux est importante, notamment chez les généralistes, il serait bien difficile de parvenir à satisfaire les attentes des appelants.  En quête de solutions qui s’offrent à vous pour améliorer l’accueil téléphonique de votre activité médicale ? Premier contact entre vos patients et vous, il est indispensable de trouver des solutions fiables et professionnelles pour gérer votre relation client. Que peut apporter la bonne gestion de ses appels téléphoniques ? Quelles sont les solutions qui permettent de l’optimiser ?

Importance de l’accueil téléphonique d’un cabinet médical

Les professionnels de santé ou de soins sont primordialement sollicités par des appels téléphoniques. Il est souvent question d’appels médicaux pour demander un rendez-vous, des renseignements, suivi de patient, mais ça peut être aussi une prospection commerciale… Un praticien occupé par une consultation n’a pas de temps à consacrer à de telles conversations. Or, ignorer son accueil téléphonique est la pire des erreurs ! Ça signifie que le médecin n’accorde pas de l’importance à un élément crucial et déterminant de son activité et par conséquent à son image : la relation-patient. Manquer de traiter les appels entrants, les appels successifs et non-aboutissants, génère une inquiétude persistante, notamment chez les patients souffrants et donne une image négative du médecin. Dans le cas contraire, le praticien parviendra à fidéliser ses patients et renforcer son lien de confiance avec eux. Garant de d’une bonne réputation pour un cabinet ou une clinique, outre d’une secrétaire en présentiel, le standard téléphonique est à fortiori une solution à privilégier.

La bonne gestion du volet administratif et externalisation de son accueil téléphonique

Il existe plusieurs solutions pour améliorer la gestion de son accueil téléphonique médical. Un médecin peut ainsi opter pour l’externalisation de son secrétariat téléphonique et souscrire à des logiciels de prise de rendez-vous en ligne. Les professionnels de santé peuvent aujourd’hui se servir de nombreux outils médicaux tels que : logiciel de facturation, prise de rendez-vous en ligne comme Doctolib, planification de RDV, gestion des courriers, gestion des dossiers patients, aide à la prescription… Toutefois, il est bien recommandé de choisir des logiciels médicaux qui soient agréés notamment par la Haute Autorité de Santé (HAS) et qui soient également ergonomiques. 

Quelle solution pour une prise en charge efficace des appels téléphoniques ?

Bon nombre de médecins recourent à des plateformes de secrétariat médical téléphonique ou aux répondeurs dans le but de procéder à un filtrage des appels. Cependant, avec un flux d’appels d’urgence, la situation peut se corser. Donc le mieux est de confier la réception des appels médicaux à une plateforme de télésecrétariat médical, capable de prendre en charge l’ensemble des appels dans le respect des directives du médecin. Une fois, le professionnel de santé engage une permanence téléphonique, il pourra privilégier le filtrage des appels et le répondeur. Tant que la secrétaire est en mesure de répondre, elle pourra le faire, sinon les appels seront aussitôt routés à la télésecrétaire médicale du cabinet. En tout cas tout dépend des besoins du médecin, c’est lui qui décidera du degré de confiance qu’il aura à attribuer au service de télésecrétariat qu’il engage.